サラリーマンあるあるですが良い上司か悪い上司かって意外に普段の姿勢から見えてきますよね。
今回取り上げたいと思ったのは「上司から部下への依頼」について。
私の昔の上司は典型的なアカンタイプの中間管理職でして、逆に多くを学ばせて頂きました。
そんな私の学びをシェアします。
おしながき
最初に結論
相手にあわせて情報を整理して依頼しよう！
当たり前のことですね、上司はどのように出来ていなかったのでしょうか？
悪い依頼例
・メールタイトル
FW:【依頼：〆切mm月dd日(x)正午】全社施策の追加施策１「ｘｘｘｘ」の実施報告依頼
・本文
対象数が非常に多いうちのチームにとってはまた稼働の大きい依頼で来月末の締切です。
今回の追加施策１の依頼は今後のＡＡＡ対応のため、ＢＢＢを実施し、本社が仕事しやすくするためのものです。追加施策は今後も順次依頼がある予定です。
ポイントはＣＣＣを含めた資料通りの統一で、逆に既に別の目的でＣＣＣしているところは他のＤＤＤなどに変更とのことです。
下記の依頼文とその参照資料に基づいて、ご対応をお願いします。
メールの引用
：
（そのまま転送）
：
悪い依頼例の解説
・メールタイトル
FW: 【依頼：〆切mm月dd日(x)正午】全社施策の追加施策１「ｘｘｘｘ」の実施報告依頼
もっとうまくやれますね。転送じゃなく、自分の部下に依頼する内容で再定義して欲しいです。
どういうことか？
上司への本社からのメールは「実施報告依頼」であっています。特定の作業をさせて、その報告をするように上から依頼されているわけです。
ですが、上司から部下の方向では「作業の実施依頼」です。転送丸投げマジ勘弁。
現場の社員はお金稼ぎで忙しくて、お金にならない稼働はなるべく減らしたいのです。そういったことを軽減するために中間管理職が交通整理していたはずなのに、この上司の配下では機能していません。追加施策がどうたらなんてのは本文に補足で書いて欲しいですね。
・本文
対象数が非常に多いうちのチームにとってはまた稼働の大きい依頼で来月末の締切です。
今回の追加施策１の依頼は今後のＡＡＡ対応のため、ＢＢＢを実施し、本社が仕事しやすくするためのものです。追加施策は今後も順次依頼がある予定です。
ポイントはＣＣＣを含めた資料通りの統一で、逆に既に別の目的でＣＣＣしているところは他のＤＤＤなどに変更とのことです。
下記の依頼文とその参照資料に基づいて、ご対応をお願いします。
メールの引用
ちょっとリード文長いですね。個人の感想は吹っ飛ばして何やるかを簡潔に書いて欲しいですね。
整理したら以下のような依頼文にできたはずです。
良い依頼例
私はこの上司に学んでから普段以下のようにメールしています。
・メールタイトル
【期限：mm/dd正午】「ｘｘｘｘ」の実施（全社施策）
・本文
■依頼事項（期限mm/dd正午）
ＢＢＢを実施すること
実施後、チームのスレッドにリアクションorメール報告すること
■対象者
全社員
■内容
現状のＣＣＣを以下に基づいて修正して全社統一にする
・既存のＣＣＣはＤＤＤに変更
・条件１
・条件２
■背景
今後のＡＡＡに向けてＢＢＢを実施することで全社稼働を減らす。先日案内された全社施策の追加施策の一つであり、今後別の追加施策も予定されています。詳細は以下の依頼元文章を参考にしてください。
メールの引用
：
（必要箇所のみ）
：
良い依頼例の解説
ビジネスのやりとりは結論が最初です。
要件を最初に書いて、説明、補足とするのが良いでしょう。補足なんて見なくても完了できるのが望ましいです。
例文のように区分けや箇条書きにすると相手側が質問などで引用しやすくなりベターです。そもそもダラダラ書くよりわかりやすいですしね。
ちなみに、確かこの時はＣＣＣだけじゃ全然概要説明になっていなくて、結局引用文を読んで条件１や条件２をしっかり確認する必要がありました。そうしないと最終的に突き返されるという「何故必要なところ端折った」案件でもありました。
まとめ
メールの良し悪しの感じ方は人それぞれだとは思います。ただ、社員はヒマじゃないので関係ない情報は極力減らすのがベターだと考えます。個人の感想は口頭説明で喋るときにでも補足で追加してくれたらOKです。
会社での依頼は「何（What）をだれ（Who）がいつまで（When）にどのように（How）実施するか」が重要です。もちろんなぜ（Why）の情報も本当は重要です。ただ全社オーダーは有無を言わさず強制なことがほとんどなので、その場合は後回しの補足で良いと思います。御託はいいから、まずやってという場合ですね。文句は依頼を終わらせてからしましょう。（エリート社畜）
夏休みの宿題をやらなかったくせに２学期に入って文句を言っていたJALさんも大人になったものですね。
今日は特に有無を言わさずやらなきゃいけない系の場合の上司からの部下への依頼例でした。
まぁ依頼とかに関わらず『結論は最初に』、これは常に考慮したい考え方なので私と同じサラリーマンは気を付けていきましょう～(^^)/
← To Be Continued ...
